регистратор офис

Цель офиса регистратора:

— Прозрачное и систематическое ведение академической информации студентов.

— Предотвращение бюрократических процессов, связанных с документами.

— Качественное и оперативное обслуживание студентов.

— Цифровизация и автоматизация академических процессов.

— Создание системы управления, основанной на принципах прозрачности и справедливости.

Основные задачи офиса регистратора: обслуживание студентов, включая все процессы от дня поступления до окончания учебы, то есть организация приема в студенты, учебного процесса и академической деятельности, обеспечение открытости и прозрачности образовательного процесса, предотвращение возникновения бюрократических барьеров в системе.

Основная структура «Офиса регистратора» включает:

Отдел обслуживания (front office);

Отдел базы данных (back office);

Сотрудники «Офиса регистратора» назначаются и освобождаются от должности приказом ректора вуза в установленном порядке.

Рабочие обязанности, возложенные на сотрудников, определяются должностной инструкцией.

Состав сотрудников «Офиса регистратора»:

Директор «Офиса регистратора»;

Начальник отдела обслуживания (front office);

Начальник отдела базы данных (back office);

Менеджеры.

Штатные единицы на должность менеджера устанавливаются на основе разработанных норм.

Основные задачи «Офиса регистратора»

Должностные обязанности директора «Офиса регистратора«:

Организация работы и непосредственное руководство сотрудниками офиса;

Разработка должностных инструкций сотрудников Офиса;

Постоянный контроль за качественным и своевременным выполнением услуг, оказываемых студентам;

Координация правильной организации учебного процесса через систему студентами, профессорско-преподавательским составом, сотрудниками, факультетами, кафедрами и отделами на основе требований, установленных Кабинетом Министров, министерствами и вузом;

Разработка предложений по расширению видов услуг, предоставляемых Офисом;

Разработка стратегий развития офиса на ближайшую и долгосрочную перспективу;

Рассмотрение предложений и жалоб студентов, родителей и разрешение спорных ситуаций в пределах компетенции в порядке, установленном законодательством;

Внесение руководству предложений по анализу, оценке и стимулированию трудовой деятельности начальников отделов обслуживания (front office) и базы данных (back office), а также менеджеров.

Должностные обязанности начальника отдела обслуживания (front office):

Оказание содействия директору офиса в организации и непосредственном управлении работой офисного персонала в отделе обслуживания (front office);

Временное исполнение должностных обязанностей директора Офиса в случае его отсутствия на рабочем месте;

Координация деятельности секторов в отделе обслуживания (front office);

Организация через систему видов услуг, относящихся к учебному процессу студентов;

Содействие студентам в организации учебного процесса, предоставлении информации, относящейся к учебному процессу, эффективном использовании студентами электронных платформ;

Организация процесса координации деятельности студенческих общежитий;

Организация обслуживания студентов по научной и инновационной деятельности;

Организация Офисом услуг по международным связям и академической мобильности;

Организация офисом маркетинга и практики, а также предоставление бухгалтерских услуг;

Предоставление соответствующих системных консультаций профессорско-преподавательскому составу и студентам;

Обеспечение использования и исполнения образовательных платформ «HEMIS,» «Moodle,» «LMS» и системы единого межведомственного электронного документооборота «Ijro.gov.uz»;

Организация движения студентов через электронную образовательную платформу вуза на основании Положения о порядке приема, перевода, восстановления и отчисления студентов в вузе (перевод, предоставление и возвращение из академического отпуска, восстановление);

Должностные обязанности начальника отдела базы данных (back office)

Оказание содействия директору офиса в организации работы и непосредственном управлении сотрудниками офиса;

Координация деятельности секторов отдела базы данных (back office);

Ведение статистических данных, относящихся к студентам, и контроль за их корректным внесением в информационную систему «Hemis»;

Организация процесса координации действий студентов в учебном процессе;

Координация процесса ведения и хранения документов студентов:

Обеспечение использования и исполнения образовательных платформ «HEMIS,» «Moodle,» «LMS» и системы единого межведомственного электронного документооборота «Ijro.gov.uz»;

Систематическая оценка состояния работы, проводимой в офисе, а также состояния организации учебного процесса в высшем образовательном учреждении через систему;

Осуществление системного контроля за своевременным проведением итоговых контрольных работ на электронной образовательной платформе согласно графику учебного процесса на основе утвержденного проректором по учебной работе расписания;

Организация движения студентов через электронную образовательную платформу ВУЗа на основании Положения о порядке приема, перевода, восстановления и отчисления студентов в ВУЗе (перевод, предоставление и возвращение из академического отпуска, восстановление);

Организация повторного обучения с целью устранения расхождений в учебных программах;

Координация правильной организации учебного процесса через систему для студентов, профессорско-преподавательского состава, сотрудников, факультетов, кафедр, служб и отделов на основе требований, установленных Кабинетом Министров, министерствами и ВУЗом;

Обязанности менеджеров отдела обслуживания (front office):

Менеджеры сектора обслуживания студентов:

Предоставление информации о расписании занятий;

Оказание содействия в подаче заявлений в группы по предметам для повторного обучения;

Предоставление студентам информации о текущем, промежуточном и итоговом контроле;

Формирование вызова для студентов, обучающихся по заочной и дистанционной формам обучения;

Выдача академической справки и транскрипта;

Предоставление списка экзаменов;

Оказание содействия в подаче заявления на перевод и восстановление;

Оказание содействия в подаче онлайн-заявлений на поступление на второе высшее образование;

Оказание содействия в подаче онлайн-заявки на поступление в магистратуру высших учебных заведений;

Создание и выдача студенческого удостоверения и удостоверения о месте жительства;

Предоставление студенту справки о его показателе GPA;

Восстановление пароля студентов в информационной системе «HEMIS»;

Оказание помощи студентам в получении медицинской страховки;

Консультирование по вопросам приема и перевода на обучение;

Содействие в написании заявления на получение арендной субсидии;

Предоставление информации о различных услугах и ресурсах, доступных в высшем учебном заведении;

Выявление студентов с академической задолженностью и работа с ними;

Содействие студентам в подаче заявлений на размещение в общежитиях;

Подготовка документов для временной регистрации студентов, переселившихся в общежитие;

Оформление документов и выдача рекомендаций для выплаты студентам, проживающим на арендной основе, 50 процентов месячной арендной платы (не более половины базовой расчетной величины) за счет средств Государственного бюджета.

Менеджеры сектора услуг по научной и инновационной деятельности:

предоставление информации о грантах и конкурсах;

предоставление информации о научных конференциях;

содействие в регистрации инновационных идей и стартапов;

информирование студентов об именных стипендиях и оказание им содействия в подаче заявлений;

консультирование по научным проектам;

помощь в присоединении к «Школе наставник-ученик»;

популяризация среди студентов научных конференций, семинаров и других научно-инновационных мероприятий, организуемых высшим учебным заведением;

информирование студентов о научных кружках и оказание им практической помощи;

оказание содействия кафедрам в заполнении форм заявок на гранты.

Менеджеры сектора услуг международных отношений и академической мобильности:

выдача справок с места учебы на английском языке;

предоставление информации о различных международных грантах и программах академической мобильности;

регистрация в электронной системе и закрепление за дисциплинами иностранных студентов, принятых на учебу;

консультирование по обучению в зарубежных вузах;

осуществление визовых услуг для иностранных студентов;

предоставление иностранным студентам договоров на платное обучение;

осуществление услуг по временной регистрации иностранных студентов в Республике Узбекистан;

консультирование по приему на учебу иностранных студентов, прием заявлений и требуемых документов для рассмотрения;

информирование иностранных студентов об учебном процессе в высшем учебном заведении.

Менеджеры сектора маркетинга и организации практики, а также бухгалтерского обслуживания:

ввод и получение информации о трудоустроенных выпускниках;

определение, расчет и представление суммы договора на обучение;

установление и утверждение стоимости повторного освоения дисциплин для студентов, имеющих академическую задолженность;

формирование общего банка данных о выпускниках;

подготовка сведений о трудоустройстве выпускников;

предоставление рекомендаций студентам по трудоустройству;

подготовка, оформление и вручение выпускникам всех необходимых документов по распределению и трудоустройству (направление на работу, решение распределительной комиссии, личная карточка распределения);

формирование и предоставление студентам списка потенциальных работодателей;

расчет, утверждение и ведение учета размеров почасовой оплаты труда профессорско-преподавательского состава, привлекаемого к учебным занятиям на почасовой основе (в том числе к повторному освоению и сдаче, организуемым для студентов, имеющих академическую задолженность);

формирование базы педагогических и полевых практик для студентов исходя из требований отраслевых и потребительских предприятий;

участие в формировании и утверждении программ педагогических и полевых практик, организуемых для студентов.

На должность менеджера отдела обслуживания (front office) назначаются лица с высшим образованием, свободно владеющие иностранными языками и кредитно-модульной системой ECTS (предпочтение отдается окончившим зарубежное высшее учебное заведение или прошедшим стажировку за рубежом) и умеющие пользоваться современными информационными технологиями.

Обязанности менеджеров отдела базы данных (back office):

Менеджеры сектора ведения статистических данных:

предоставление различных статистических данных о студентах, ресурсах, договорах, занятиях и успеваемости студентов;

обобщение и анализ статистических данных о переходе студентов с курса на курс, отчислении и академических отпусках;

обобщение и анализ статистических данных о студентах, рекомендованных к переводу и восстановлению;

предоставление юридическим и физическим лицам статистических данных о деятельности высших образовательных учреждений на основании их обращений;

ведение форм отчетности, представляемых высшими образовательными учреждениями в Агентство статистики;

анализ достоверности статистических данных, вводимых в информационную систему «HEMIS.»

Менеджеры сектора координации учебного процесса:

участие в формировании учебных планов для эффективной организации выбора студентами дисциплин в рамках предметов по выбору;

формирование академических групп;

организация повторного обучения студентов (создание групп по предметам, рассмотрение заявлений, составление расписания занятий и графиков контроля);

оформление всех приказов, касающихся студентов;

закрепление студентов за соответствующими дисциплинами;

внесение студентов в систему и прикрепление их к соответствующим группам;

разрешение споров, возникающих при подсчете баллов GPA студентов;

закрепление за тьютором соответствующих групп;

назначение стипендии студентам по результатам успеваемости;

ведение учета студентов с инвалидностью, мониторинг сроков инвалидности и назначение стипендий;

закрепление предметов, имеющихся в учебном плане, за семестрами;

создание и редактирование учебных планов;

формирование базы дисциплин;

оформление в установленном порядке студентов, оставшихся на повторный курс, вернувшихся из академического отпуска;

регистрация принятых студентов в электронной системе и закрепление за предметами;

формирование проектов приказов о выпуске студентов;

перевод студентов с курса на курс;

оформление приказов о переходе студентов с курса на курс, отчислении из числа студентов и предоставлении академического отпуска;

формирование и обновление баз данных студентов;

перевод студента с семестра на семестр;

оформление в установленном порядке окончивших обучение студентов;

контроль посещаемости студентов через систему «HEMIS,» получение ежедневных отчетов о посещаемости и мониторинг посещаемости по предметам;

оформление приказа о зачислении в число студентов лиц, рекомендованных к переводу и восстановлению.

Менеджеры сектора ведения и хранения студенческой документации:

сбор документов студентов, окончивших высшее образовательное учреждение, подшивание их в личное дело, регистрация и хранение до передачи в архив;

размещение в базе данных студентов выписок из приказов о смене фамилии, предоставлении академического отпуска, смене направления и факультета, оставлении на курсе, отчислении из числа студентов;

оформление и передача студенту всех необходимых документов при отчислении в связи с переводом в другое высшее образовательное учреждение;

предоставление форм документов строгой отчетности (бланки дипломов, академические справки, приложения к диплому и др.);

организация приема, хранения и выдачи бланков строгой отчетности (бланки дипломов, академические справки, приложения к дипломам и др.);

осуществление на постоянной основе переписки с организациями и учреждениями через платформы https://OTT.mehnat.uz и http://d-arxiv.edu.uz с целью подтверждения подлинности выданных выпускникам дипломов, ответы на обращения о выдаче дубликатов взамен утерянных дипломов и приложений.

Права и обязанности «Офиса регистратора»

«Офис регистратора» при выполнении своих функций имеет следующие права:

участвовать в подготовке проектов государственных образовательных стандартов, учебных планов и программ дисциплин при их обновлении;

участвовать в подготовке рабочих учебных планов и учебных и рабочих программ дисциплин для кафедр и соответствующих деканатов на каждый учебный год;

получать от факультетов и кафедр для утверждения рабочие учебные планы, рабочие программы дисциплин, индивидуальные планы работы профессорско-преподавательского состава;

запрашивать у кафедр предложения и рекомендации по проектам подготавливаемых нормативных и иных документов;

запрашивать информацию об учебниках, учебных пособиях и других видах академических материалов, подготавливаемых на кафедрах;

получать от кафедр годовые отчеты профессорско-преподавательского состава.

получать от деканатов, кафедр и других подразделений иные документы и сведения, связанные с учебным процессом.

«Офис регистратора» может иметь и иные права в соответствии с законодательством Республики Узбекистан.

«Офис регистратора» при выполнении своих функций имеет следующие обязанности:

обеспечивать своевременное и качественное исполнение поручений Президента Республики Узбекистан, Правительства и министерства;

эффективно организовывать выполнение задач и функций, возложенных на «Офис регистратора»;

рассматривать обращения физических и юридических лиц;

вносить предложения в ректорат, министерство для качественной и своевременной подготовки и утверждения проектов нормативных документов;

нести ответственность за организацию учебного процесса в высшем образовательном учреждении на основе утвержденных государственных образовательных стандартов, полное внедрение в данный процесс нормативно-правовых и иных документов.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.